Änderungsmanagement – ein kritischer Erfolgsfaktor

Gibt es ein Projekt ohne Änderungen? Vermutlich nicht – Änderungen sind in Projekten unvermeidbar. Besonders Softwareprojekte sind speziell davon betroffen. Zu Beginn sind hier selten mehr als 50% der Anforderungen komplett und man muss während der Entwicklungsphase mit einem Wachstum der Anforderungen bis zu 2 % pro Monat rechnen. Bei anderen Projektarten ist es zum guten Glück nicht so schlimm. Ein wichtiger Punkt ist, je später Änderungen in einem Projekt implementiert werden, umso teurer wird es diese umzusetzen. Eine grosse Herausforderung, die ich in vielen Projekten erlebt habe, ist es einen Änderungsmanagement-Prozess einzuhalten.

Wie es die Erfahrung zeigt sind Änderung der grösste Feinde für ein Projekt. Sie bedeuten oft unbegrenztes Kostenwachstum, grössere Risiken und eine längere Projektdauer. Viele Projekte scheitern wegen schlechtem Projektumfang-Management. Wenn Sie Änderungen in einem Projekt professionell managen können Sie aber auch den Erfolg des Projektes vergrössern.

Änderungsmanagement ist nicht Change Management

Änderungsmanagement wird im Englischen oft fälschlicherweise Change Management gleichgesetzt. Dies führt nicht selten zu Missverständnissen. Deshalb gebe ich Ihnen hier eine kurze Übersicht über die Definitionen und die englischen Begriffe:

Projektumfang-Änderung
(Scope Change)
Änderung an den Projektzielen, am bestehenden Projektumfang  wird gewünscht oder es wird zusätzlicher Projektumfang gefordert.
Änderungsmanagement
(Change Control)
Prozess der Änderungen beantragt, reviewed, genehmigt, ausführt und überwacht. Das Änderungsmanagement startet, sobald Anforderungen/Spezifikationen von Lieferobjekten genehmigt sind.
Configurationsmanagement
(Configuration Management)
Technische oder administrative Kontrolle von mehreren Versionen eines Lieferobjektes, speziell wo sich Komponenten geändert haben nach dessen ersten Fertigstellung. Dies trifft typischerweise zu auf Objekte, Module, Datendefintionen und Dokumentationen.
Veränderungsmanagement
(Change Management)
Prozess welcher die Veränderungen des Verhaltens von Personen oder Organisationen anstrebt.

Gründe für Projektänderungen:

Die Ursachen für Projektänderungen sind äusserst vielfältig. Dies können Veränderungen beim Business selber sein, Veränderungen in der Organisation, Übernahmen, Merger, neue Business Bereiche , neue Technologien, ändernde oder neue Gesetze und Standards, andere tangierende Projekte oder Fehler und Mängel, die sich in Anforderungen und Spezifikationen oder im Design des Projektes eingeschlichen haben.

Der Hauptfokus eines Projektleiters ist es den vereinbarten Projektumfang zur geplanten Zeit und Kosten zu liefern. Ein wesentliches Augenmerk sollte jedoch auch sein den Nutzen des Projektes zu optimieren. Projektänderungen sind vor allen auch ein wichtiger Punkt bei der Zusammenarbeit mit externen Unternehmen. Hier wird zusätzlich der Claim Management Prozess angewendet, der Änderungen in den Vertragsverhältnissen und dessen Lieferumfang managed.

Die Ziele des Änderungsmanagement

  • Nur notwendige und sinnvolle Änderungen werden umgesetzt
  • Änderungen werden mit einem standardisierten Prozess kontrolliert und dokumentiert im Projekt implementiert
  • Änderungen durchlaufen einen formalen Entscheidungs- und Genehmigungsprozess
  • Schaffen von Transparenz für alle Projektbeteiligte über Änderungen und deren Auswirkungen

Was hat das Änderungsmanagement mit Projektcontrolling zu tun?

Sie werden vielleicht fragen, was hat das Änderungsmanagement mit Projektcontrolling zu tun? Wenn Sie Änderungen nicht kontrolliert managen, dann weiss schon nach kurzer Zeit niemand mehr genau was gültig ist und es entsteht ein Chaos. Änderungsmanagement wird im PMBOK unter 4.5 „Perform Integrated Change Control“ und 5.6 „Control Scope“ beschrieben. Es wird gemäss PMBOK angewendet auf Deliverables, Organizational Process Assets , Project Documents und den „Project Management Plan“. Der Hauptaugenmerk wird jedoch auf den Änderungen von Deliverables liegen. Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Projekt jemanden bestimmen, der für den  Änderungsmanagement-Prozess verantwortlich ist und diesen strikt managed. Das kann der Projektcontroller sein, das Project Office oder ein Change Manager.

Aus meiner Erfahrung ist es relativ einfach einen Änderungsmanagementprozess zu definieren, diesen jedoch einzuhalten ist sehr oft eine Herausforderung!

Genehmigen von Änderungen

Ein Änderungsmanagement-Gremium (Change Control Board) entscheidet über die Änderungen. Teilnehmer sind üblicherweise der Projektleiter, Change Manager, Vertreter aus Business und IT, Business- und IT-Architect, weitere Fachbereiche wenn sinnvoll.
Entscheiden über Änderungen wird normalerweise der Projektleiter. Übersteigen die Änderungen eine bestimmte Grösse (Kosten), Risiko, dann sollten diese von der passenden Managementebene, bzw. Auftraggeber, Lenkungsausschuss genehmigt werden.

10 Tipps für ein erfolgreiches Änderungsmanagement :

  1. Definieren Sie einen Änderungsmanagement-Prozess und führen Sie diesen strikt durch, mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten.
  2. Involvieren Sie die passenden Stakeholder in die Prüfung und Freigabe von Änderungen.
  3. Jede Änderung wird umfassend geprüft bezüglich Machbarkeit und Risiken und den kritischen Erfolgsfaktoren des Projektes, speziell Kosten und Terminen.
  4. Führen Sie periodisch, abhängig von Projektgrösse, -Dauer und –Art des Projektes ein Änderungsmanagement-Meeting durch, an dem über Änderungen entschieden wird
  5. Lassen Sie Änderungen ab einer bestimmten Grösse (Kosten), Risiko vom der passenden Managementebene, bzw. Auftraggeber, Lenkungsausschuss genehmigen.
  6. Schreiben Sie ein Protokoll des Änderungsmanagement-Meetings mit den Entscheidungen. Hier hat sich ein Endlosprotokol bewährt (alle Meetings auf einem Dokument).
  7. Dokumentieren Sie alle Änderungen und kommunizieren Sie diese an die Stakeholder.
  8. Planen Sie die Änderungen im Projektplan.
  9. Unterstützen Sie den Änderungsprozess mit einem Softwarewerkzeug (Datenbank, SharePoint oder Excel), wo Sie eine Übersicht über alle Änderungen haben und diese überwachen und nachvollziehen können.
  10. Änderungen, die Lieferungen/Leistungen externer Lieferanten betreffen unterliegen zusätzlich dem Claim Management Prozess.

Was sind Ihre Erfahrungen mit Projektänderungen oder dem Änderungsmanagement. Kommentieren Sie diesen Beitrag und teilen Sie den Lesern Ihre Erfahrung mit.

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