Meilensteintrendanalyse

Im Projektcontrolling gibt es verschiedene Methoden das Projekt zu überwachen. Neben dem Plan/Soll/Ist-Vergleich und Earned Value Management ist die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) eine der bekanntesten Methoden für die Projektüberwachung. Eines der Hauptziele der Meilenstein-Trendanalyse ist es den Projektfortschritt zu überwachen und so Terminverzögerungen frühzeitig erkennen zu können.

Meilensteine sind Zeitpunkte im Projektablauf, an denen wichtige vordefinierte Lieferergebnisse fällig sind. Das haben Sie sicher schon gewusst. Mit diesen Meilensteinen und der Meilenstein-Trendanalyse erhalten Sie eine sehr wirkungsvolle Methode um den inhaltlichen Projektfortschritt zu überwachen. Voraussetzung für die MTA ist die Definition einer ausreichenden Zahl aussagekräftiger Meilensteine – nicht nur Meilensteine am Ende jeder Projektphase sondern auch wichtige Meilensteine innerhalb der Projektphasen.

Negative Termintrends zu erkennen

Die Meilenstein-Trendanalyse ist eine einfache, übersichtliche Methode, um frühzeitig negative Termintrends zu erkennen. Somit können Korrekturmaßnahmen schnell eingeleitet werden. Die MTA ist ein gutes Kommunikationsmittel innerhalb und außerhalb des Projektes, mit dem Ziel, das Terminbewusstsein aller Projektbeteiligten zu schärfen. Voraussetzung für die MTA ist natürlich, dass Meilensteine definiert und die Ergebnisse genau und vollständig festgelegt sind.

Vorgehensweise bei der Meilenstein-Trendanalyse:

  1. Definieren der Meilensteine, der dazugehörenden Termine und Ergebnisse
  2. Periodische Überprüfung der Meilensteintermine
  3. Beurteilen der zukünftigen Meilensteintermine (wird erreicht gemäß Plan, wird früher/später erreicht)
  4. Verschieben der Meilensteintermine im Meilenstein-Trend­dia­gramm, falls diese nicht wie geplant erreicht wurden
  5. Kommentieren der Abweichungen
  6. Auswirkungen und mögliche Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen definieren

Zur Darstellung der Meilensteine und ihrer Termine wird ein rechtwinkliges Dreieck verwendet, dessen Katheten (kürzere Seiten) als Zeitachsen dienen. Die Zeiteinteilung beider Achsen ist gleich und frei wählbar. Auf der horizontalen Achse werden die geplanten Berichtszeitpunkte und auf der vertikalen Achse die ursprünglich geplanten Meilensteine (Basisplan) eingetragen. Beim Berichtszeitpunkt wird der voraussichtlich erwartete Termin jedes Meilensteins in das Trenddiagramm eingetragen und mit dem vorherigen Termin durch eine Linie verbunden. So entsteht für jeden Meilenstein eine Prognosekurve, die möglichst horizontal bis zur Hypotenuse verläuft, wo das geplante Meilensteindatum liegt. Oft aber steigen die Kurven an (Terminverzögerung) und erreichen die Hypotenuse verspätet. Ein Meilenstein gilt als abgeschlossen, wenn alle Lieferobjekte erstellt und gemäß den definierten Qualitätskriterien geprüft wurden. Zu diesem Zeitpunkt erreicht der Meilenstein die Hypotenuse.

Der besondere Wert liegt im Rückblick und im Ausblick

Der erfahrene Projektleiter kann aus dem Verlauf der Kurven eine gewisse Prognose für den zukünftigen Verlauf erstellen und zu erwartende Probleme rechtzeitig erkennen. Ihren besonderen Wert erhält die Meilenstein-Trendanalyse aus der Kombination von Rückblick auf erreichte Ergebnisse und den Ausblick auf noch zu erbringende Leistungen. Allerdings ergeben sich je nach zugrunde liegender Planungsmethode unterschiedliche Kurvenverläufe. Bei einer Planung nach Critical Chain beispielsweise ist ein gewisses Ansteigen der Meilensteinkurven normal, während bei der Planung nach Kritischem Pfad Steuerungsmaßnahmen bereits bei kleinen Abweichungen einsetzen sollten.

Negative Trends können oft wieder gerade gebogen werden – was aber meistens eine Frage des Budgets ist. Typische Verläufe einer Meilenstein-Trend­ana­lyse sehen Sie in der folgenden Abbildung. Erreicht der Kurvenverlauf die Diagonale, so ist der Meilenstein erfüllt.

Auf Basis des Kurvenverlaufs ist eine Termineinschätzung des einzelnen Meilensteins möglich:

  • Fallender Verlauf: Der Meilenstein wird wahrscheinlich früher erreicht (vorgezogener Meilenstein)
  • Waagrechter Verlauf: Der Meilenstein wird wahrscheinlich eingehalten (termintreuer Meilenstein)
  • Aufsteigender Verlauf: Der Meilenstein wird wahrscheinlich überschritten (verspäteter Meilenstein)

Neben Aussagen zu einzelnen Meilensteinverläufen kann man auch Aussagen zum Gesamtbild der Meilensteinverläufe machen:

  • Tendenziell fallende Verläufe: Weisen alle Meilensteine fallende Verläufe aus, wurde offensichtlich zu pessimistisch geplant.
  • Tendenziell waagrechte Verläufe: Dies sollte der typische Verlauf eines Projektes sein. Mit größter Wahrscheinlichkeit wird hier der Endtermin eingehalten.
  • Tendenziell steigende Verläufe: Dies ist immer ein Alarmsignal. Die geplanten Termine lassen sich nicht einhalten. Gründe dafür könnten sein: Das Aufgabenvolumen oder die Komplexität wurden unterschätzt oder die Termine wurden unrealistisch geplant.

Meilenstein-Trendanalysen helfen negative Trends im Projektverlauf bereits zu einem frühen Zeitpunkt festzustellen. Durch solche Warnsignale können dann frühzeitig Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.

Die erste Meilenstein-Trendanalyse im folgenden Bild zeigt zunächst einen stabilen Trendverlauf. Erst zum Endtermin des ersten Meilensteines wird eine Verzögerung deutlich. Dieses Bild spricht dafür, dass die Terminsituation dieses Meilensteins nicht beherrscht wird. Die Abhängigkeiten der weiteren Meilensteine von diesem ersten sind gut erkennbar. MS1 ist mehr als 2 Monate verspätet. Wird MS3 wirklich nur einen Monate später erreicht als geplant? Im zweiten Bild wird eine Verzögerung zu Beginn des Projektes mit Steuerungsmaßnahmen korrigiert.

Meilenstein-Trendanalyse mit negativem Trend (oben) und korrigiertem Trend (unten)

Meilenstein-Trendanalyse mit negativem Trend (oben) und korrigiertem Trend (unten)

Meilensteine gezielt überwachen

Gescheiterte oder verspätete Projekte sind oft das Resultat einer ungenügenden Überwachung der Meilensteine, oder von zu wenigen solchen Kontrollpunkten. Zuerst müssen Sie deshalb genügend klar definierte Meilensteine planen. Ein Meilenstein am Ende einer langen Projektphase ist aber eindeutig zu wenig. Nachfolgend finden Sie einige Vor- und Nachteile der Meilenstein-Trendanalyse:

Vorteile:

  • Einfach und übersichtlich
  • Terminabweichungen sind auf einen Blick erkennbar
  • Schärft das Terminbewusstsein
  • Gutes Kommunikationsmittel

Nachteile:

  • Subjektive Einschätzung
  • Trendkurve alleine reicht nicht, Kommentare sind erforderlich