Projektcontrolling – die 5 wichtigsten Punkte

Projektcontrolling ist eine der wichtigsten Führungsaktivitäten des Projektleiters, die einem großen Teil seiner Arbeitszeit in Beschlag nimmt. Für ein wirkungsvolles Projektcontrolling braucht es keine komplizierten Methoden oder Werkzeuge sondern eigentlich nur gute Projektmanagementkenntnisse, Systematik, Hartnäckigkeit, ein gutes Analysevermögen und Führungsverhalten. Was viele nicht wissen oder verstehen ist, Projektcontrolling beschäftigt sich nicht nur mit Finanzzahlen, sondern umfasst viel mehr.

In den folgenden Abschnitten finden Sie die 5 wichtigsten Punkte, die Ihr Projektcontrolling zum Erfolg führen.

1. Erstellen Sie einen Projektplan in einer passenden Granularität

  • Ohne Projektplan kein Projektcontrolling. Das ist offensichtlich. Darum zähle ich Projektplanung zu den Projektcontrolling-Aktivitäten (Planen, Überwachen, Steuern). Der Projektplan ist das wichtigste Führungsinstrument des Projektleiters.
  • Machen Sie den Projektplan zusammen mit Ihrem Team, den Personen, welche die Projektarbeit ausführen. Ihre Mitarbeiter wissen am Besten was zu tun ist.
  • Erstellen Sie die Projektplanung so genau, wie Sie später auch das Projekt überwachen wollen.
  • Planen Arbeitspakete in der nahen Zukunft detailliert und machen Sie gröbere Planungspakete für weiter entfernte Arbeiten.

2. Nutzen Sie die Projektstatussitzung für das Projektcontrolling

  • Der Nutzen der Projektstatussitzung für das Projektcontrolling wird stark unterschätzt. Oft ist die Statussitzung leider nur ein „Plauderstündchen“ und wird vom Projektleiter nicht systematisch und straff genug geführt.
  • Halten Sie den Plan aktuell, indem Sie die aktuellen und in naher Zukunft liegenden Aktivitäten an jeder Statussitzung überprüfen.

3. Überwachen Sie Ihr Projekt periodisch und nicht nur Kosten

  • Verwenden Sie nicht nur den Plan/Soll-Ist Vergleich. Ist-Finanzzahlen sind das „Abfallprodukt“ der Projektdurchführung. Überwachen Sie auch Frühindikatoren wie z.B. Qualität, Termine, Risiken, Change Requests, Issues, Produktkosten, Wirtschaftlichkeit und Projektstimmung.
  • Überwachen Sie kritische Kennzahlen aktiver. Das heißt, wenn Sie eine hohe Konventionalstrafe im Vertrag haben für eine zu späte Lieferung, dann hat alles was den Termin beeinflusst erste Priorität.
  • Gehen Sie dorthin wo gearbeitet wird und unterhalten Sie sich mit Ihren Projektmitarbeitern (Management by Wandering Around).
  • Definieren Sie was „Done“ bei Ihnen bedeutet. Wann ist ein Arbeitspaket wirklich abgeschlossen?

4. Überwachen Sie den Projektstatus in geeigneten Zeitabschnitten

  • Für eine Projektdauer über 24 Monate mag ein monatlicher umfassender Projektstatus-(Bericht) genügen. Für kürzere Projekte sind kürzere Zeitabstände von z.B.  zwei Wochen sinnvoll. Wenn etwas am „anbrennen“ ist oder große Risiken bestehen kann ein kurzes, tägliches Stand-up Meeting viel Sicherheit bringen.

5. Lassen Sie sich helfen beim Steuern des Projektes

  • Planen Sie steuernde Maßnahmen mit den Beteiligten der Arbeitspakete. Bei umfangreichen Problemen, die das ganze Projekt betreffen, nutzen Sie das „kreative Potential“ Ihres Projektteams für wirkungsvolle Maßnahmen.
  • Definieren Sie Maßnahmen detailliert und planen Sie diese, damit sie überwacht werden können.
  • Die meisten steuernden Maßnahmen kann der Projektleiter selber entscheiden. Bei Maßnahmen mit hoher Tragweite sollten Sie den Auftraggeber oder den Lenkungsausschuss entscheiden lassen.

Gutes Projektcontrolling erfordert vor allem auch Kommunikation mit den Beteiligten. Der Einsatz von Instrumenten/Methoden ist je nach Projektumfeld anzupassen. Für das Projektcontrolling braucht es nicht zwingend Methoden wie z.B. Earned Value Management. EVM ist zwar sehr wirkungsvoll, braucht aber eine hohe Projektmanagementreife in Ihrem Unternehmen und entsprechende Softwarewerkzeuge. Mit einem einfachem, gutem Projektmanagement und einer regelmäßigen  Anwendung der oben genannten Tätigkeiten halten Sie Ihr Projekt sicher auf Kurs.

Wenn Sie mehr über Projektcontrolling wissen wollen, dann schauen Sie doch einmal in eines meiner Bücher.

Was sind für Sie die wichtigsten Projektcontrolling-Aktivitäten? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

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