Projekte erfolgreich planen: Teil 1 – Der Planungsprozess

Die Projektplanung ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projektcontrolling. Deshalb lernen Sie in den nächsten Blog-Posts, aus welchen Elementen eine wirkungsvolle Projektplanung aufgebaut ist, und wie die einzelnen Schritte miteinander verknüpft sind.

Mit der Projektplanung werden stets folgende Grundsätze verfolgt:

  • Definieren von realistischen Vorgaben für die zu erbringende Arbeitsleistung (Projektumfang, Termine, Kosten, Qualität und Ressourcen)
  • Effiziente Kommunikation bezüglich der Zukunft zwischen den Projektbeteiligten
  • Basis schaffen für ein wirkungsvolles Projektcontrolling, damit Plan-Abweichungen frühzeitig erkannt werden
  • Darstellung von projektinternen und -externen Abhängigkeiten

Anforderungen und Ziele sind die Basis

Die projektspezifischen Anforderungen und Ziele sind die Basis jeder verbindlichen Planung. Mit diesen Vorgaben stürzen sich dann leider viele Projektleiter schnell auf ein Planungs-Werkzeug wie MS Project und fangen an, das Projekt brainstormmäßig zu strukturieren, um schnell ein schönes Balkendiagramm zu erhalten. Dieses unstrukturierte Planungsvorgehen wird sich dann aber sehr bald rächen. Nur mit einem systematischen, strukturierten Planungsvorgehen werden Sie später Ihr Projekt erfolgreich durchführen, überwachen und steuern können.

Der Planungsprozess

Unter dem „Projektplan“ versteht man oft nur den Balkenplan (Gantt-Diagramm). Diese Ansicht ist jedoch zu eng gefasst. Gemäß PMBOK® besteht die Projektplanung aus verschiedenen Plänen, die bei kleineren Projekten meistens im „Projekt­ma­na­ge­ment-Plan“ ingetriert sind. Der Balkenplan mit Terminen, Kosten und Ressourcen ist nur einer davon.

Der Projektmanagement-Plan beschreibt, wie das Projekt ausgeführt, überwacht und gesteuert wird. Er integriert und konsolidiert alle Unterpläne und Baselines des Planungsprozesses:

  • Projektumfangplanung (Plan Scope Management), Scope Baseline
  • Zeitplanung (Plan Schedule Management), Schedule Baseline
  • Kostenplanung (Cost Management Plan), Cost Baseline

Damit Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen können müssen Sie noch andere wichtige Aktivitäten planen, die nicht oder nur indirekt mit dem Balkenplan zusammenhängen. Neben Projektumfang, Kosten- und Zeitplanung nennt das PMBOK unter anderem folgende begleitenden Planungsprozesse:

  • Qualitätsplanung (Plan Quality Management)
  • Personalressourcenplanung (Plan Human Resource Management)
  • Kommunikationsplanung (Plan Communication Management)
  • Risikomanagementplanung (Plan Risk Management)
  • Einkaufsplanung (Plan Procurement Management)
  • Stakeholderplanung (Plan Stakeholder Management)

Der Projektmanagement-Plan definiert unter anderem auch folgende Elemente:

  • Phasenmodel für das Projekt und Prozesse für jede Phase
  • Details zur Anpassung des Phasenmodels an das entsprechende Projekt (Tailoring)
  • Beschreibung, wie die Arbeiten ausgeführt werden, um die Projektziele zu erreichen
  • Change Management Plan, der definiert wie Änderungen im Projekte überwacht und gesteuert werden
  • Management-Reviews, deren Inhalt und zeitliche Durchführung

Die Projektplanung besteht aus verschiedenen Planungselementen, die im Idealfall in einer sequentiellen Reihenfolge ablaufen. Wenn Sie den Projektplan zum ersten mal erstellen zeigt sich in der Praxis jedoch sehr bald, dass spätestens ab dem siebten Planungsschritt (Terminplan) eine Iteration be­ginnt. Dies kann Sie im Extremfall wieder bis zum ersten Planungsschritt zurückführen. Entscheidend ist deshalb nicht das rein sequentielle Ab­ar­beiten der Planungsschritte, sondern vielmehr das alle Planungsschritte durch­geführt werden. Die folgende Abbildungzeigt die acht wichtigsten Elemente einer guten Projektplanung. Diesen Projektplanungsprozess mit allen Elementen finden Sie sinngemäß auch im PMBOK®.

Mit acht Planungsschritten zur erfolgreichen Planung

Wenn Sie ein Projekt in ähnlicher Art schon einmal durchgeführt haben, dann wird das aktuelle Projekt einfacher zu planen sein. Wenn Sie jedoch „Neuland“ betreten, viele Organisationseinheiten vom Projekt betroffen sind oder mitarbeiten, dann dürfen Sie nicht überrascht sein, wenn der Planungsprozess einiges aufwändiger ist und Sie diesen mehrmals vollständig neu durchlaufen müssen.

Mehr über Projektplanung und Controlling erfahren Sie im meinen Buch Projektcontrolling – Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern

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