Qualitätsmanagement in Projekten erfolgreich anwenden

Qualitätsmanagement in Projekten erfolgreich anwendenQualität in Projekten wird nicht selbstverständlich erzeugt. Qualität ist immer das Resultat innerer Überzeugung, intelligenter Planung, seriöser Ausführung und Überwachung. Jeder Mitarbeiter im Projekt sorgt für Qualität und ist dafür verantwortlich. Was Qualitätsmanagement in Projekten bedeutet erfahren Sie in diesem Beitrag.

Besonders bei Softwareprojekten ist das Qualitätsmanagement ein kritischer Erfolgsfaktor. Dies, weil Fehler finden und beheben ein großer Kostenfaktor ist und mehr Zeit benötigt als andere Aktivitäten. Eigentlich müssten „traditionelle Projekte“ im Qualitätsmanagement führend sein, da dies in der industriellen Produktion und mit ISO 9000 schon seit Jahrzehnten ein wichtiges Thema ist. Mir scheint aber, dass agile Projekte hier einiges weiter sind. Lesen Sie weiter und erfahren Sie warum.

Was ist Qualitätsmanagement im Projekten?

Was verstehen Sie unter Qualität? Diese Frage kann nicht jeder Projektleiter so einfach beantworten. Qualität ist die optimale Erfüllung von Kundenbedürfnissen, die Vermeidung von Fehlern und Risiken, die effiziente Leistungserstellung und das Bestreben, ständig besser zu werden. Qualität wird nicht selbstverständlich erzeugt. Qualität ist immer das Resultat innerer Überzeugung, intelligenter Planung und seriöser Ausführung. Vielleicht sind Sie überrascht, dass Qualitätsmanagement in Projekten so umfassend ist.

Was unternehmen Sie, damit die Qualität in Ihrem Projekt stimmt? Ich hoffe diese Frage strapaziert Sie nicht zu sehr, denn das Thema Qualitätsmanagement ist für viele Projektleiter leider immer noch ein Fremdwort. Sie werden bei den wenigsten Projekten zum Beispiel einen Qualitätsmanagementplan finden. Oft wird Qualität als Teil der Scope-Definition angesehen oder als Zeichen der Kundenzufriedenheit beim Projektabschluss. Wie steht es mit Qualitätsüberwachung, haben Sie dies in einem Projekt schon mal gesehen oder ausgeführt? Hart aber wahr, den meisten Projektbeteiligten ist nicht klar was Qualität in Projekten eigentlich bedeutet – deshalb wird dieses Thema oft einfach ignoriert. Das Qualitätscontrolling, welches die Planung, Überwachung und Steuerung der Qualität im Projekt umfasst, ist ebenfalls ein wichtiger, leider oft unterschätzter Erfolgsfaktor.

Qualität ist immer das Resultat innerer Überzeugung, intelligenter Planung und seriöser Ausführung

Besonders bei Softwareprojekten ist das Qualitätsmanagement ein kritischer Erfolgsfaktor. Dies, weil Fehler finden und beheben das teuerste Kostenelement ist und mehr Zeit benötigt als andere Aktivitäten. Man kann Qualität nicht in Software hineinprüfen. Qualität kann man nur in Software hineinkonstruieren. Das Qualitätsmanagement bei Softwareprojekten unterstützt diesen Prozess mit folgenden Maßnahmen: Defect Prevention, Defect Removal und Defect Measurement. Qualitätsmanagement sieht man bei Projekten außerhalb der Softwareindustrie noch eher selten – und genau dies wäre ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Der Qualitätsmanagement-Prozess

Das Qualitätsmanagement umfasst alle Tätigkeiten, um die Qualität von Prozessen und Produkten sicherzustellen. Es unterteilt sich in die folgenden drei Aktivitäten:

  • Qualitätsplanung (Quality Planning)
  • Qualitätslenkung (Quality Control)
  • Qualitätsprüfung (Quality Inspection)

Oft wird zu den oben genannten Schritten noch ein vierter hinzugefügt: die Qualitätsverbesserung. Qualitätslenkung und Qualitätsprüfung kann man zur Qualitätssicherung (Quality Assurance) zusammenfassen. Das PMBOK® 6th Edition nennt Qualitätslenkung neu „Manage Quality“ was etwas verwirrend ist.

Qualitätsmanagement bezieht sich bei Projekten auf folgende zwei Bereiche:

  • Qualität in der Projektabwicklung (Prozessqualität). Der Fokus sind Pro­jektmanagement-Resultate.
  • Qualität des erstellten Produkts (Produktqualität). Der Fokus sind die Liefer­objekte.

Vermutlich sagen Ihnen diese fünf Punkte nicht allzu viel. Deshalb finden Sie nachfolgend eine grafische Darstellung der Qualitätsmanagement-Aufgaben im Regelkreis des Qualitätsmanagements.

Qualitätsmanagement-Aktivitäten

Qualitätsplanung

„Qualität muss geplant werden – sie kann nicht im Nachhinein in das System hinein getestet werden“. Diese Aussage kennen Sie vielleicht. Deshalb definiert das Projektteam bei der Qualitätsplanung die Qualitätsanforderungen an die Projektabwicklung und an das zu erstellende Produkt, aber auch wie diese erfüllt werden können. Den Qualitätsmaßstab an das Produkt definiert der Auftraggeber. Mit den Qualitätsanforderungen an die Projektabwicklung stellen Sie sicher, dass die gewünschte Produktqualität möglichst ökonomisch und fehlerfrei erreicht wird. Die Qualitätsanforderungen müssen bestimmt, klassifiziert und gewichtet werden. Nur mit quantifizierten Qualitätsmerkmalen können Sie auch überprüfen, ob der Plan erfüllt wird.

Qualität muss geplant werden – sie kann nicht im Nachhinein in das System hinein getestet werden.

Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung teil sich auf in die Qualitätslenkung und die Qualitätsprüfung. Sie umfasst alle organisatorischen und technischen Aufgaben, die sicherstellen, dass die geforderte Ergebnisqualität erreicht wird.

Qualitätslenkung

Die Qualitätslenkung umfasst alle Aktivitäten im Projekt, die das Ziel haben, die aus der Qualitätsplanung vorgegebenen Anforderungen zu erfüllen. Sie fokussiert sich auf die Verbesserung und Stabilisierung des Projektabwicklungsprozesses mit dem Ziel: Ursachen, die zu Fehlern führen könnten zu vermeiden oder zu vermindern. Maßnahmen aus der Qualitätsprüfung werden umgesetzt und die eingesetzten Arbeitstechniken, Methoden und Checklisten für das weitere Arbeiten optimiert.

Qualitätsprüfung

Bei der Qualitätsprüfung werden Kontrollen durchgeführt, die zeigen, ob ein Lieferobjekt die vorgegebenen Qualitätsanforderungen erfüllt. Prüfen ist aufwändig. Daher sollten die Prüfungen nur wo sinnvoll und effizient durchgeführt werden. Normalerweise werden jedoch die anfallenden Prüfkosten innerhalb der Projektabwicklung amortisiert, da frühzeitiges Erkennen und Korrigieren von Fehlern kostengünstig ist.

Qualitätsverbesserung

Ziel der Qualitätsverbesserung ist es, die eigene Qualitätsfähigkeit zu erhöhen, um den Projekterfolg zu steigern. Das heißt: weniger Fehler zu machen, günstiger und schneller bessere Produkte zu entwickeln und flexibler auf Kunden- und Marktanforderungen zu reagieren.

Qualitätsfokus im Projekt

Qualität in der Projektabwicklung (Prozessqualität)

Wie halten Sie die Qualität in der Projektabwicklung hoch? Ihnen werden vermutlich folgende Aktivitäten in den Sinn kommen: Änderungsmanagement, Issuemanagement, Dokumentenmanagement, Technical Performance Management, Reviews, Audits, definierte Meilenstein-/Phasenfreigaben; aber auch Planungs- Überwachungs- und Steuerungsprozesse. Damit liegen Sie genau richtig! Diese Prozesse nicht nur auf dem Papier zu haben, sondern diszipliniert angewendet, vergrößert die Erfolgswahr­scheinlichkeit Ihres Projektes außerordentlich. Nur mit dem disziplinierten Anwenden hapert es leider sehr oft, auch weil es für uns Menschen während der stressigen Projektarbeit nicht immer einfach ist solche Prozesse einzuhalten. Nicht selten werden aber genau diese Prozesse als unnötiger „Overhead“ abgetan, der nichts Wesentliches zum Produkt beiträgt.

Weitere Kriterien, die Sie im Rahmen der Qualitätssicherung in der Projektabwicklung berücksichtigen müssen, sind zum Beispiel:

  • Einhalten der PM-Richtlinien
  • Definition von erfolgskritischen Prüfungen
  • Einhalten der Dokumentenaktualität
  • Sicherstellen der Arbeitsplatzsicherheit
  • Sicherstellen der Fachkompetenz
  • Erreichbarkeit der gesetzten Termine
  • Sicherstellen der Versi­on­ierung
  • Einhalten der definierten Qualitätsvorgaben
  • Einhalten von Prüfterminen
  • Lückenloses Erfassen der PM-Kennzahlen
  • Sicherstellen der Zuverlässigkeit
  • Sicherstellen der Kommunikation

Qualitätsmanagement in Projekten ist kein unnötiger „Overhead“

Qualität des erstellten Produktes (Produktqualität)

Die Produktqualität wird natürlich zu einem großen Teil durch die Projektabwicklungsqualität beeinflusst. Sie können die Produktqualität schon zu Beginn des Projektes maßgeblich beeinflussen mit klar definierten und abgesprochenen Zielen und Anforderungen. Wesentlich sind dann im weiteren Projektablauf Reviews, Tests und Abnahmen, welche die geforderte Produktqualität der Lieferobjekte bestätigen sollen. Wichtig ist dabei, dass nur mit quantifizierbaren Qualitätsmerkmalen die Planerfüllung überprüft werden kann. Angelehnt an die ISO/IEC 9126 (DIN66272) sind z.B. für Softwareprodukte folgende Qualitätsmerkmale maßgebend:

  • Funktionalität: Dieses Qualitätsmerkmal gibt wieder, ob alle geforderten Funktionen implementiert und ausführbar sind.
  • Zuverlässigkeit: Die Zuverlässigkeit bewertet die Verfügbarkeit und die Korrektheit der Software. Sie wird anhand von vordefinierten Testmustern bestimmt.
  • Benutzbarkeit: Die Benutzbarkeit steht für die Benutzerfreundlichkeit. Wie lässt sich das Programm bedienen? Wie leicht lässt sich die Software erlernen? Wie wird auf Fehleingaben reagiert?
  • Effizienz: Die Effizienz drückt das zeitliche Verhalten bei Anfragen und Bearbeitungen, sowie den Ressourcenverbrauch in Hinblick auf Speicherkapazität und Systemanforderungen aus.
  • Änderbarkeit: Aufwand zur Ausführung von Verbesserungen, zur Fehlerbeseitigung oder Anpassung an Umgebungsänderungen.
  • Übertragbarkeit: Dieses Merkmal drückt aus, ob die Software auch auf anderen Systemen (Hard- und Software) einsetzbar ist.

Kontrollverfahren

In diesem Beitrag fehlt leider der Platz, um umfassend über alle Prozessschritte des Qualitätsmanagements in Projekten einzugehen. Deshalb beschränke ich mich hier auf die elementaren Methoden der Qualitätsprüfung, die auch ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings sind. Als Projektleiter sollten Sie sich jedoch im gesamten Gebiet des Qualitätsmanagements auskennen, bzw. einen Qualitätsmanagement-Ver­ant­wort­lich­en im Projektteam haben, der Sie umfassend unterstützt.

Nach dem Motto: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“, haben sich Kontrollen für wichtige Lieferergebnisse des Projektes bewährt. In Projekten werden meistens folgende Kontrollverfahren angewendet:

  • Reviews: Technische Reviews, Vernehmlassungsreviews, Walkthrough
  • Tests: z. B. Black-Box-Test, White-Box-Test, Funktionstest, Integrationstest
  • Audits: Produktaudit, Prozessaudit, Lieferantenaudit, Übergabeaudit

Am Anfang der Projektabwicklung existieren meistens nur Konzepte oder Modelle, die schriftlich festgehalten werden. Solche Konzepte können mittels Review-Techniken „statisch“ geprüft werden. Je weiter das Konzept umgesetzt wird, desto mehr kommen die Test-Techniken zum Einsatz, da nun an konkreten Lieferobjekten „dynamisch“ geprüft werden kann. Mit Hilfe von Audits wird geprüft, ob sich das Projektteam an das Entwicklungsvorgehen und an die vorgegebenen Richtlinien hält, wie z.B. die Projektmanagement-Richtlinien.

Agiles Projektmanagement ist einen Schritt weiter

Im agilen Projektmanagement und speziell in Scrum ist man im Qualitätsmanagement einen grossen Schritt weiter. Den Begriff „Qualitätsmanagement“ kennt man in Scrum nicht, aber alle wichtigen Elemente, um die Qualität des Produktes (der entwickelten Inkremente) und des Entwicklungsprozesses hoch zu halten und immer weiter zu steigern und besser zu werden sind im Scrum-Framework integriert. Diese Aktivitäten werden ohne „wenn und aber“ in jedem Sprint ausgeführt (Ein Sprint dauert 1 … max. 4 Wochen). Dazu gehören z.B.:

  • Daily Scrum: Tägliche, 15-minütige Sitzungen, um den Fortschritt, Hindernisse und Probleme zu besprechen.
  • Tests: Jedes in einem Sprint entwickelte Produktinkrement wird gestestet, damit es sofort einsetzbar ist.
  • Inkrementelle Auslieferung: Getestete und einsatzbereite Softwarefunktionalitäten werden nach jedem Sprint ausgeliefert. Somit werden Qualitätsprobleme früh entdeckt und Betriebserfahrungen gesammelt und Feedback zurückgeliefert.
  • Sprint-Review: Nach jedem Sprint (Iteration) wird das funktionsfähige und einsatzbereite Produktinkrement vom Product Owner, Kunden und Nutzern begutachtet, Feedback eingeholt, weitere Verbesserung und die Weiterentwicklung besprochen – mit dem Ziel das Produkt und seine Qualität weiter zu verbessern.
  • Sprint-Retrospektive: Das Ziel der Sprint-Retrospektive ist die kontinuierliche Verbesserung und das stetige Lernen. Diese hat einen positiven Einfluss auf die Produktivität, Leistungsfähigkeit und die Softwarequalität und soll auch die Freude an der Arbeit vergrößern.

Hier erfahren Sie mehr zu Retrospektiven

Qualitätsmanagement in Projekten wird oft unterlassen, um Kosten und Zeit zu sparen – oder weil man es vielleicht nicht besser weiss? Agile Projekte scheuen unnötigen Projekt-Overhead und Ineffizienz, Dort hat man es aber geschafft das Qualitätsmanagement so in den Prozess zu integrieren, damit es ohne diese Aktivitäten gar nicht geht und es wird so ausgeführt, dass es kein unnötiger Overhead bedeutet. Traditionelle Projekte können sich hier ein Vorbild nehmen. Braucht es vielleicht eine gewisse Reife bei einem Projektleiter, den Nutzen des Qualitätsmanagement zu verstehen? Was meinen Sie?

Was haben Sie für Erfahrungen mit dem Qualitätsmanagement in Projekten gemacht? Stimmen Sie mit meinen Aussagen überein oder haben Sie eine andere Ansicht oder Ergänzungen? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit einem Kommentar den Lesern mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!

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