Risikomanagement mit Microsoft SharePoint

Risikomanagement-Informationen allen Projektbeteiligten zugänglich machen

Risikomanagement ist keine einmalige Angelegenheit in einem Projekt. Dies wissen Sie natürlich schon. Ein wichtiger Punkt im Risikomanagement ist, während der ganzen Projektdauer alle Risikomanagement-Informationen zu speichern und allen Projektbeteiligten zugänglich zu machen. Dazu kann man Excel verwenden, wenn man keine andere Software hat. Am Besten „managen“ Sie Ihre Risiken jedoch in Ihrem Enterprise Project Management System (EPMS) wie z.B. Microsoft Project Server, Planview, Primavera oder Clarity. Die Software ist natürlich nur ein Hilfsmittel, dass Ihnen die administrative Arbeit und das Controlling der Risiken erleichtert, aber nicht den wichtigsten Teil des Risikomanagements abnimmt – Risiken mit Ihrem Team zu identifizieren und zu überwachen und dies aus Überzeugung zu tun!

SharePoint als ideales Werkzeug für das Risikomanagement in Projekten

Viele Unternehmen scheuen sich leider immer noch Geld in ein EPMS zu investieren, was aber sehr oft vorhanden ist, ist Microsoft SharePoint. Ideal ist, wenn Sie für Ihr Projekt eine eigene SharePoint Site erstellt haben und darin ein Risk Log führen. Ich habe schon in verschiedenen Unternehmen SharePoint Sites für Projekte aufgebaut und kann Ihnen zeigen welche Felder im Risk Log sinnvoll sind. Das können Sie natürlich auch in Excel so nachbauen. Am Endes dieses Beitrages sehen Sie einen Screenshot der Attribute in SharePoint.

Title: Ein kurzer Titel mit 5-6 Worten ist sehr hilfreich, damit man schnell erkennt, um was es bei dem Risiko geht.

Description: Beschreibung des Risikos im „Ursache –Risiko – Auswirkung“ For­mat.

Probability: Skala der Eintrittswahrscheinlichkeit.

Impact: Skala der Auswirkung. Diese kann in der Erklärung auch noch mit Quantitativen Werten ergänzt werden.

Trigger: Was ist der Auslöser des Risikos? Das ist nicht immer einfach zu bestimmen.

Status: Neu erfasste Risiken, die noch nie im Team besprochen wurden erhalten den Status „New, besprochene „Open“, nicht mehr vorhandene „Closed“.

Date Closed: Wann wurde das Risiko geschlossen?

Risk Owner: Wem wurde das Risiko und die Verantwortung für die Durchführung der Maßnahmen zugewiesen?

Mitigation Action: Was wurden für Maßnahmen definiert?

Action Due Date: Dieses Feld fehlt oft! Bis wann soll die Maßnahme umgesetzt sein?

Date last updated: Wann wurde das Risiko und die Maßnahme zum letzten Mal besprochen?

Attribute wie: Erfasser, Erfassungsdatum, Änderungsdatum und Versionierung speichert SharePoint automatisch. Diese können Sie wie die anderen Attribute in den Ansichten (Views) des Risk Log bei Bedarf anzeigen lassen.

SharePoint RiskWas haben Sie für Erfahrungen mit Risikomanagement-Informationen und dessen Kommunikation gemacht? Ich freue mich auf Ihren Kommentar zu diesem Beitrag!

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