Stakeholder – eines Ihrer größten Projektrisiken

Nur mit den besten Prozessen und Methoden wird Ihr Projekt nicht erfolgreich sein. Menschen liefern das Projekt, Menschen machen die Arbeit. Es sind auch Menschen die Ihr Projekt behindern oder stoppen können, es müssen nicht Projektänderungen, Kostenüberschreitungen oder Fehlannahmen sein.

Stakeholder eines Ihrer grössten Projektrisiken

Stakeholder beeinflussen Ihr Projekt, positiv oder negativ

Stakeholder Ihres Projektes sind Personen, Gruppen und Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind, Einfluss auf das Projekt oder seine Ergebnisse ausüben oder deren Interessen durch die Durchführung oder den Abschluss des Projektes eventuell positiv oder negativ beeinflusst werden. Dies sind zum Beispiel: Auftraggeber, Top-Management, Projektteam, Kunde, Abteilungen im Unternehmen und – je nach Projekt – zum Beispiel auch die Anwohner einer Baustelle, Behörden oder Regierungen.

Unterschätzen Sie nie die Fähigkeit der Stakeholder Ihre besten Pläne zu ruinieren!

Zu Projektbeginn wissen Sie über die Stakeholder noch nicht allzu viel. Es bestehen auch große Unsicherheiten wie sich die Stakeholder in den nächsten Wochen und Monaten verhalten. Ihr Verhalten kann z.B. folgendermaßen wirken: destruktiv, positiv, unterstützend, ablehnend, behindernd, verzögernd, irritierend, rufschädigend. Deshalb sollten Sie sich schon bei Projektstart  mit den Stakeholdern beschäftigen. Es gibt zwei Methoden diese Stakeholderrisiken zu reduzieren und die Stakeholder auf Ihre Seite zu bringen: Das Stakeholdermanagement und das Risikomanagement.

Das Stakeholder-Risikomanagement

Beim Stakeholdermanagement sind folgende drei Fragen zentral:

  • wen betrifft das Projekt oder wer ist interessiert?
  • was beschäftigt die Stakeholder?
  • was für Maßnahmen treffen wir?

Mit diesen drei einfachen Fragen versuchen Sie die Stakeholder zu verstehen und treffen wenn notwendig Maßnahmen, damit die Stakeholder dem Projekt wohlgesinnt sind und dieses möglichst in verschiedener Art unterstützen.

Das Stakeholdermanagement ist ein wesentlicher Input für Ihr Risikomanagement. Nachfolgend sehen Sie die üblichen Risikokategorien bei einem Projekt, wobei die Stakeholder eine Unterkategorie der Projektumfeldrisiken ist. Dies ist zwar nicht ganz korrekt, da es nicht nur Stakeholder im Projektumfeld gibt, sondern z.B. auch das Projekteam und der Auftraggeber Stakeholder sind. Den Stakeholdern gehört mehr Aufmerksamkeit, auch wenn diese etwas verstoßen in der rechten untern Ecke der Grafik liegen.

Risikokategorien bei Projekten

typische Risikokategorien bei Projekten

Die drei Schritte im Stakeholder-Risikomanagement

Schritt 1: Wer betrifft es oder wer ist interessiert?

Es ist wie im Risikomanagement, wir können nur Stakeholder managen, die wir kennen, also seien Sie kreativ beim Identifizierung von Stakeholdern. Dies können Mitglieder des Lenkungsauschusses, der CFO, Regulatoren, Endverbraucher, Kunden des Kunden, interne Supportmitarbeiter sowie die Buchhaltung oder Beschaffung sein. Im Risikomanagement identifizieren wir Bedrohungen und Chancen. Stakeholder können Projektgegner ebenso wie Befürworter sein.

Schritt 2: Analysieren und quantifizieren Sie das Risiko (was beschäftigt sie?)

Stakeholdermatrix (Einfluss/Interesse)

Bei der Risikoanalyse bewerten Sie die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Wir können Stakeholder in ähnlicher Weise bewerten – z.B. nach Einfluss auf das Projekt (Autorität) und Interesse. In der Matrix rechts sehen Sie in den Felder schon die passenden Maßnahmen. Die Matrix kann aber auch aus 5×5 Feldern bestehen in der Sie Ihre Stakeholder platzieren. Damit können Sie sehr schnell die Wichtigkeit der Stakeholder identifizieren und ihnen passende Maßnahmen zuweisen.

Wenn Sie die wichtigsten Stakeholder analysieren und bewerten , dann sind diese Fragen wichtig:

  • Was ist ihr Interesse?
  • Wie können Sie das Projekt beeinflussen (positv/negativ)?
  • Wie passt das Projekt in ihre Prioritäten?
  • Was braucht man von ihnen, damit das Projekt reibungslos läuft?

Schritt 3: Entwickeln von Maßnahmen

Was tun Sie, um Ihre Unterstützer besser zu nutzen und die Wirkung Ihrer Gegner zu minimieren? Je mehr Sie über Ihre Stakeholder wissen, desto besser können Sie mit ihnen arbeiten und sie „beeinflussen“. Eines ist sicher: Wenn Sie sie ignorieren wird ihre Unterstützung vielleicht schwinden und ihre Opposition sich mehr entfachen. Die wichtigste Maßnahmen im Stakeholdermanagement ist die Kommunikation. Dabei sind folgende Fragen die Grundlage für die Kommunikation:

  • Wer braucht Informationen?
  • Welche Information?
  • Wie oft?

Wie kombinieren Sie das Stakeholdermanagement und das Risikomanagement?

Ich empfehle Ihnen das Stakeholdermanagement gemäß Ihren Prozessen und Methoden durchzuführen und dann die wichtigsten Risiken daraus. in das Risikomanagement des Projektes einfließen zu lassen. So werden alle Risiken des Projektes gemeinsam besprochen und weitere Maßnahmen daraus können wieder ins Stakeholdermanagement zurückfließen.

Das Erfolgsgeheimnis beim Stakeholdermanagement ist einfach

Das Erfolgsgeheimnis beim Stakeholder- und Risikomanagement ist sehr ähnlich. Speziell bei diesen zwei „immateriellen“ Projektmanagement-Themen sind es folgende vier wichtigen Punkte, die Ihre Aktivitäten noch erfolgreicher machen:

  • Machen Sie es
  • Machen Sie es aus Überzeugung
  • Fangen Sie früh damit an
  • Bleiben Sie dran (machen Sie es kontinuierlich)

Wenn Sie mehr über das Risikomanagement in Projekten erfahren wollen, dann empfehle ich Ihnen eines meiner Bücher. Mit diesem Wissen werden auch Ihre Projekte noch erfolgreicher.

Was sind Ihre Erfahrungen im Stakeholder- und Risikomanagement. Ich freue mich auf Ihren Kommentar!

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