Die verschiedenen Projektcontroller (Teil 1)

Im letzten Blogbeitrag haben Sie gesehen, wo der Projektcontroller überall positioniert sein kann. In diesem Beitag erfahren Sie etwas mehr über die Ausprägung der einzelnen Positionierungen.

Der Projektleiter als Projektcontroller
Wer ist verantwortlich für die Projektresultate und den Projekterfolg? Es ist der Projektleiter! Dann ist es für Sie sicher auch klar, wer das größte Interesse am Projektcontrolling haben sollte. Ja, es ist der Projektleiter. Entweder führt er das Projektcontrolling selber aus oder er delegiert den größten Teil des Projektcontrollings, besonders bei größeren Projekten, an eine Person seines Vertrauens. So müsste es eigentlich sein. Aber in der Praxis sieht man in den Unternehmen teilweise sehr verschiedene Konstellationen des Projektcontrollings.
Der Projektleiter hat eindeutig den größten Einfluss auf das Projektgeschehen. Die meiste Arbeit im Projekt wird jedoch nicht durch ihn, sondern durch seine Projektmitarbeiter ausgeführt. Er hat sich, abhängig von der Projektgröße, auf die wesentlichen Führungsaufgaben im Projekt zu konzentrieren – und eine davon ist das Projektcontrolling: Planen, überwachen, steuern. Die folgende Abbildung zeit die sinnvolle Aufgabenverteilung des Projektleiters eines größeren Projektes. Hier sehen Sie, dass Planung, Überwachung und Steuerung ungefähr 64% seiner täglichen Arbeitszeit ausmachen. Bei kleineren Projekten wird es etwas weniger sein. Das heißt, der Projektleiter beschäftigt sich die meiste Zeit mit eigentlichen Projektcontrolling-Aktivitäten.

Hat Sie das überrascht? Weitere wichtige Aufgaben sind die Projektteamführung, das Stakeholdermanagement, das Projektmarketing und der Kontakt zum Kunden/Auftraggeber. Die Lösungssuche, Administration und operative Projektumsetzung sollten nur einen geringen Teil der Arbeit des Projektleiters ausmachen.
Sie meinen diese Zeitaufteilung ist Utopie? Sie haben vermutlich Recht. Sie entspricht dem Idealfall. In der Praxis sieht es häufig anders aus. Der Projektleiter beschäftigt sich leider zu oft als Fachspezialist  mit Tätigkeiten der Projektumsetzung und Lösungsfindung. Dabei bleibt dann für die wichtigen Managementtätigkeiten oft nur noch ein kleiner Bruchteil der Arbeitszeit übrig.

Das Projektteammitglied als Projektcontroller
Der Projektmitarbeiter ist für seine Arbeit verantwortlich und hat dies auch so zu überwachen und so zu steuern, dass diese zu versprochenen Terminen, Kosten und Qualität abgeliefert wird. Es werden immer mehr Verantwortung und Kompetenzen nach unten delegiert, auch in Projekten. In Zukunft wird es immer mehr selbstorganisierende Projektteams geben, nicht nur bei agilen IT-Projekten. Das bedeutet „Empowerment“, Selbstorganisation, mehr Verantwortung und Vertrauen. Das Team übernimmt die Verantwortung, der Projektleiter unterstützt das Team und ist Schnittstelle zum Kunden und zum Management.

Der Projektcontroller
Ein Projektcontroller ist eine Fachkraft mit gutem Projektmanagementwissen sowie guten Kenntnissen über die Finanzprozesse des Unternehmens. Im Idealfall hat er auch schon ein größeres Projekt geleitet. Er unterstützt den Projektleiter bei vielen Projektcontrolling-Aktivitäten. So kann sich der Projektleiter bei großen Projekten noch besser auf die weiteren Projektführungs-Aktivitäten und das wichtige Stakeholdermanagement konzentrieren. Der Projektcontroller ist dann eine wesentliche Entlastung für den Projektleiter und wird damit zu seinem „guten Gewissen“.
Bei großen Projekten kann der Projektleiter aus Zeitmangel die meisten operativen Aufgaben des Projektcontrollings nicht mehr selbst ausführen. Er wird nur noch die wichtigsten Projektcontrolling-Aktivitäten auf einer hohen Ebene selber ausführen und alle anderen Projektcontrolling-Aktivitäten seinem Projektcontroller überlassen. In dieser Konstellation ist es selbstverständlich, dass der Projektcontroller und der Projektleiter in engem Kontakt stehen und aktuelle Informationen und Abweichungen periodisch bewerten und entsprechende Maßnahmen definieren. Man könnte sagen, der Projektleiter sorgt für das Ergebnis – der Projektcontroller sorgt für Ergebnistransparenz.
Bei großen Projekten trifft man oft ein Project Office an, das als Unterstützung für die umfassenden Aufgaben der Projektleitung dient. Dort untergebracht sind dann z.B. der Projektcontroller, der Risikomanager, der Qualitätsmanager, das Projektsekretariat usw.

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