Der Weg zum validierten EVM System

deptofdefense_logoEarned Value Management ist in den USA schon seit Jahrzehnten ein grosses Thema, speziell weil die US Regierung bei grossen Projekten/Aufträgen bei Unterlieferanten EVM explizit einfordert. Was heisst hier grosse Projekte? Hier reden wir von Projekten und Programmen ab $20 Millionen oder grösser. Das Department of Defence (DoD) hat folgende Weisungen, wann EVM angewendet werden muss:

  • Contracts > 12 Months und < $20 Million, EIA-748 compliant EVMS (tailored based on risk)
  • Contracts > 12 Months und ≥ $20 M but < $100 M, EIA-748 compliant EVMS
  • Contracts > 12 Months und ≥ $100 M,  EIA-748 compliant and validated EVMS

Das DoD hat am 28. September 2015 die Grenze für Aufträge, die ein validiertes EVM-System (EVMS) benötigen, von $50 Millionen auf $100 Millionen erhöht.

Kostenrisiko selber tragen oder ein konformes EVMS anwenden

Im Blogbeitrag von Humphreys & Associates vom 18. Juli 2013 wird beschrieben, was die Anforderungen an ein vollständig konformes EVMS sind und wie man belegen muss, dass man diese auch umsetzt. Hier eine kurze Zusammenfassung.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen bekommt einen Request for Proposal (RFP) und wünscht ein Angebot dafür abzugeben. Der RFP enthält die Klausel DFARS 252.234-7001 wenn das Projekt der Amerikanischen Regierung voraussichtlich mehr $20 Millionen kostet. Was für eine Wahl als Unternehmen haben Sie hier? Als erstes können Sie diese Klausel ignorieren und Ihr Angebot als Fixed Price (FFP) abgeben. Damit trägt  jedoch Ihr Unternehmen das gesamte Kostenrisiko, besonders wenn der Projektumfang nicht genau bekannt und nicht „routinemässig“ lieferbar ist. Das Risiko für Sie nicht akzeptabel sein. Mit allen anderen Vertragsformen werden Sie automatisch mit  EVM konfrontiert, speziell wenn die Projektkosten $100M überschreiten und die strengsten EVM Anforderung zum Zuge kommen, und Sie ein validiertes EVMS anwenden müssen. Ihr Unternehmen hat noch kein EVMS und plant ein Angebot abzugeben mit einem Plan EVM Compliance zu erlangen und dieses valdieren zu lassen. Was sind Ihre nächsten Schritte?

Die DFARS Klausel fordert, dass der Auftrag mit  einem EVMS kompatibel zu in EIA-748 (letzte Version „C“ vom März 2013) gemanaged wird. Wenn Ihr  System nicht validiert ist, das heisst, durch die Regierung akzeptiert worden ist, dann ist im Angebot anzugeben, wie diese Validierung erreicht werden soll.

Dies umfasst eine Beschreibung des vorgeschlagenen Systems:

  • Eine kommentierte Checkliste, die Bezug nimmt auf jedes der 162 Managementsystem Kriterien
  • Vorgeschlagene Änderungen am bestehenden System, Lebensläufe des Personal, die das kompatible System designen und implementieren,
  • Eine Beschreibung, wie die Anforderungen der Guideline erfüllt werden
    – Eine Beschreibung der Unterlieferanten compliance
    – Einen Zeitplanung für das Erreichen der EVMS compliance

Bestehendes Control-System überprüfen und Managemententscheid

Schritt 1: Das Unternehmen mit den Anforderungen der EIA-748 Guideline bekannt machen und die volle Zustimmung des Senior Managements erhalten.

Schritt 2: Das bestehende Management Control System reviewen, inklusive bestehende Software und überprüfen, wie diese die vollen EVM Anforderungen unterstützt. Diese Informationen sind die Basis für den Implementation-Plan und für die Kosten einer Anpassungen.

Schritt 3: Management-Entscheid:

  1. Kosten Nutzen des EVMS reviewen und eventuell die Angebotsstrategie zu einen Firm Fixed Price (FFP) Angebot wechseln und eine EVMS Implementierung stoppen ohne signifikante Investments
  2. Entscheid ein EVMS Schritt für Schritt einzuführen oder
  3. Kein Angebot abgeben

Ein validiertes EVMS einzuführen

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte zur Einführung ein valdierten EVMS:

  1. Das bestehende Management-System und Subsysteme im Detail reviewen und  entsprechende Schwachstellen und Defizite aufdecken. Lösungen dafür identifizieren, das finale System Design entwickeln und einen überarbeiteten Implementation Plan und vom Management genehmigen lassen.
  2. Entwickeln einer EVMS kompatiblen System Beschreibung und Prozessen. Diese beschreibt, wie das System die EIA-748 Anforderungen umsetzt. Umsetzen der Prozesse in Softwaretools und Werkzeugen. Entwickeln von Schulungsmaterial.
  3. Schulen aller Managementebenen, Control Account Manager, Project Manager etc.  in der Anwendung des EVM-Systems
  4. Anwenden des EVM-Systems, ideallerweise bei dem Projekt, bei dem man ein Angebot abgegeben hat und den Auftrag erhalten hat. Normalerweise sind drei Monate System-Daten und Reporting notwendig, bevor im nächsten Schritt das EVMS-System reviewed und validiert werden kann.
  5. Bei mindestens einem Besuch der EVMS Verantwortlichen des Auftraggebers (bei DOD Aufträgen Vertreter der Defense Contract Management Agency) wird überprüft, ob das System gemäss gelieferter Beschreibung umgesetzt wird. Wenn das Unternehmen danach das Self Assessment durchgeführt hat kann die Review Agentur für ein Validation Review angefragt werden. Dieses wird ca. 12 Monate nach Auftragsstart durchgeführt , ist sehr aufwändig und beschäftigt 15 bis 20 Reviewer für mindestens 2 Wochen!  Das Unternehmen hat dabei jeglichen Support zu leisten, wie z.B. Räume, Computer, Drucker. Das Validation Review wird immer mit verschiedenen Punkten enden, die noch verbessert werden müssen. Sobald diese erledigt sind wird der  “System Acceptance Letter“ ausgestellt.
  6. Als letzter Schritt folgt das Surveillance Review, welches überprüft , ob das implementierte System auch gemäss EIA-748 Guideline gelebt wird. Dieses wird durchgeführt weil die Erfahrung zeigt, dass die Anwendung von EVM Systemen mit der Zeit nachlässt, das Management Committment nachlässt, man Short-Cuts macht  und sich oft eine laissez-faire Einstellung breit macht. Bei länger dauernenden Projekten wird Surveillance Review mehrmals, z.B. jährlich, durchgeführt)

Lohnt sich all dieser Aufwand? Für Projekte mit der Grössenordnung von mehr als $100M schon, für kleinere Projekte definitiv nicht.

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