Die verschiedenen Projektcontroller (Teil 2)

Im letzen Blogbeitrag haben Sie von drei Positionierungen des Projektcontrollings gelesen. In diesem Beitag erfahren Sie wie das Projektcontrolling aus der Perspektive der Finanzabteilung und des Projektportfoliomanagements aussehen kann.

Der Projektcontroller aus der Finanzabteilung
Projektcontroller gibt es auch oft in den Finanzabteilungen, denn Projekte haben Budgets und geben viel Geld aus! Darum müssen ja auch Projekte „controlled“ werden. Auch ich habe schon als Projektcontroller in Finanzabteilungen gearbeitet und meine eher gemischten Erfahrungen damit gemacht. Was interessiert denn die Finanzabteilung? Primär Geld, Geld und nochmals Geld. Sekundär noch gewisse Termine, denn Budgets werden ja terminiert. Wenn ein Unternehmen schon etwas weiter ist, dann ist der finanzielle Nutzen des Projektes in der Finanzabteilung auch noch ein Thema. Und wenn ein Unternehmen schon sehr weit ist, dann führt es eine seriöse Nutzenüberwachung durch.
Was nützt der Projektcontroller aus der Finanzabteilung dem Projekt? Vermutlich wenig. Er liefert vielleicht periodisch Finanzzahlen, wenn Sie diese nicht selber, schneller aus dem Finanzsystem holen können. Er unterstützt den Projektleiter vielleicht noch beim Erstellen des finanziellen Business Cases oder dem Forecast für das laufende Finanzjahr.
Ich hatte als Projektcontroller die Aufgabe Plan/Soll/Ist-Vergleiche zu erstellen, Deckungsbeiträge von Projekten zu berechnen und Budgetanalysen zu erstellen. Man hatte dann zwar große Zahlenberge durchwühlt; ich war aber nie überzeugt, dass mit diesen Zahlen ein großer Nutzen für das Unternehmen, geschweige denn für die Projekte, generiert werden konnte.
Sie merken sicher, ich habe keine gute Meinung vom Projektcontrolling in Finanzabteilungen. Das heißt aber nicht, das Finanzzahlen unwichtig sind – ganz im Gegenteil! Finanzzahlen sind ein wichtiges Puzzleteil für ein effektives Projektcontrolling – aber nur eines. Erst wenn Sie Finanzahlen geschickt mit Terminen, Projektfortschritt, Qualität und Risiken verarbeiten, können Sie ein wirkungsvolles Projektcontrolling betreiben. Denken Sie immer daran: Die Finanzzahlen in Ihrem SAP-System (IST-Kosten) sind das Resultat der Projekttätigkeit und nicht selten mehr als einen Monat alt. Mit solchen alten Zahlen können Sie kein wirkungsvolles Projektcontrolling betreiben. Ein wirkungsvolles Projektcontrolling muss früher ansetzen und zwar beim Projektfortschritt, Terminen, Projektumfang, Qualität und Risiken!

Der Projektportfolio-Manager als Projektcontroller
Das Projektportfolio-Management befasst sich mit dem Managen einer größeren Anzahl von Projekten in einer Organisation. Dazu gehören als Haupttätigkeit das Planen, Überwachen und Steuern der anstehenden und laufenden Projekte im Projektportfolio. Die zwei Hauptziele des Projektportfolio-Managements sind:

  • Planen, dass die „richtigen“ Projekte, zum richtigen Zeitpunkt gemacht werden
  • Überwachen und steuern, dass die Projekte „richtig gemacht“ werden

Die „richtigen“ Projekte machen heißt: Die Unternehmensleitung bei der Portfolioplanung unterstützen, dass die richtigen Projekte, zum richtigen Zeitpunkt, im richtigen Umfeld ausgeführt werden. Bei der Projektpriorisierung hat der Strategiebezug, der Return on Invest und der Risikograd der Projekte eine große Bedeutung.
Die Projekte „richtig machen“ bedeutet für das Projektportfolio-Management das Controlling über alle Projekte bzw. den externen Projektcontrolling-Regelkreis sicherstellen. Diese operative Aufgabe des Projektportfolio-Managements umfasst die Überwachung der laufenden Projekte, die Beurteilung der „Gesundheit“ der Projekte und die monatliche Berichterstattung des Portfolios an die Geschäftsleitung. Dabei spielen Kosten, Termine, Risiken und Ressourcen eine zentrale Rolle.

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