Der Nutzen der Arbeitspaketbeschreibung wird unterschätzt

Gibt es bei Ihrem Projekt Arbeitspaketbeschreibungen? Viele von Ihnen werden mit Nein antworten. „So etwas ist nicht notwendig und nur eine Überorganisation!” Das höre ich nicht selten. Der Nutzen der Arbeitspaketbeschreibung wird von vielen Projektleitern unterschätzt. Mit wenig Aufwand bringen Sie hier jedoch mehr Sicherheit in Ihr Projekt, steigern die Qualität und verbessern die Projektüberwachung. Auch bei agilen Projekten gibt es zu jeder User Story eine Beschreibung. Ist das für Sie nicht auch ein Grund sich wieder einmal mit der Arbeitspaketbeschreibung zu beschäftigen? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Von den Projektzielen zur Arbeitspaketbeschreibung

Planen ist die gedankliche Vorwegnahme des zukünftigen Geschehens. Die Planung soll zeigen, auf welchem Weg die Ziele des Projektes erreicht werden sollen. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die 3 Ebenen der Projektplanung, die ein typisches Projekt durchläuft – je tiefer die Ebene, desto öfter wird diese durchlaufen.

Die 3 Projekt Planungsebenen in Projekten
Die 3 Planungsebenen in Projekten

Der Projektstrukturplan (PSP) zerlegt das Projekt hierarchisch in Teilprojekte und Teilaufgaben. Seine Verzweigungen enden mit den Arbeitspaketen, die innerhalb des Projektstrukturplanes nicht weiter zer­glie­dert werden. Die Elemente eines Arbeitspaketes werden als Aktivitäten oder Vorgänge bezeichnet. Der PMBOK legt besonderen Wert darauf, dass ein Arbeitspaket stets an ein Ergebnis oder „Lieferobjekt“ gebunden ist.

Jedes Arbeitspaket ist im Gegensatz zu den darüber liegenden PSP-Ele­men­ten eine echte, in sich geschlossene Aufgabe im Sinne von Arbeit. Diese Arbeit wird geleistet von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit, bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand. Im Normalfall handelt es sich um eine Aufgabenstellung, die zwar aus einzelnen Elementen besteht, die aber aus Sicht der Projektleitung nicht einzeln betrachtet werden müssen, sondern als Paket gehandhabt werden können. Für jedes Arbeitspaket muss es einen Arbeitspaketverantwortlichen geben. Ein Arbeitspaket kann somit als „Mini-Projekt“ innerhalb des Projektes betrachtet werden.

Planen ist die gedankliche Vorwegnahme des zukünftigen Geschehens. Die Planung soll zeigen, auf welchem Weg die Ziele des Projektes erreicht werden sollen.

Arbeitspaket oder Vorgang?

Die Arbeitspaketbeschreibung führt den Planungsprozess auf der untersten Ebene systematisch fort. Sie ist ist die Grundlage, damit die Teilaufgaben (Vorgänge) definiert werden können, die notwendig sind ein Arbeitspaketes zu erledigen. Die Arbeitspaketbeschreibung dient auch als Basis, wenn Sie detaillierte Termin- und Kostenpläne erstellen. Das Gantt-Diagramm und der Netzplan ordnen die Arbeitspakete durch Anordnungsbeziehungen zum Projektablauf. Dabei kann es sinnvoll sein auch einzelne Vorgänge (Teil-Aufgaben) innerhalb eines Arbeitspaketes zu betrachten. Bei der Bildung der Vorgänge sind folgende Varianten möglich:

  • Ein Arbeitspaket entspricht einem Vorgang
  • Ein Arbeitspaket enthält mehrere Vorgänge (Normalfall)
  • Mehrere Arbeitspakete werden zu einem (Sammel-)Vorgang zusammengefasst

Vorgänge definieren und alle anderen Planungsarbeiten erledigt der Arbeitspaket-Verantwortliche mit seinem Team. Microsoft Project kennt den Ausdruck Arbeitspaket nicht, sondern nur Vorgang und Sammelvorgang. Je nach Detaillierungsgrad Ihres Projektplanes entspricht dann ein Arbeitspaket einem Vorgang oder einem Sammelvorgang.

Wie groß sollte ein Arbeitspaket idealerweise sein? Hier erfahren Sie mehr zur richtigen Arbeitspaketgröße und -dauer.

Erst wenn das Ergebnis des Arbeitspaketes vorliegt und durch die Projektleitung oder Qualitätssicherung abgenommen wurde, ist es abgeschlossen. Die Abnahme kann jedoch nur sinnvoll vorgenommen werden, wenn in der Arbeitspaketbeschreibung messbare Qualitätskriterien vorhanden sind.

Die Arbeitspaketbeschreibung

Wenn Sie den Projektstrukturplan und die Arbeitspakete definiert haben folgt der nächst tiefere Planungsschritt. Jetzt müssen Sie sich Gedanken machen, wie die im Arbeitspaket definierten Resultate/Lieferobjekte erstellt werden.

Ein Arbeitspaket ist keine Black-Box mit einem Titel auf dem Projektstrukturplan, sondern man macht sich jetzt Gedanken, wie dieses umgesetzt wird und hält diese Gedanken in der Arbeitspaketbeschreibung schriftlich fest. Die Arbeitspaketbeschreibung definiert:

  • was erstellt werden soll (das Ergebnis)
  • wie es erstellt wird (die Hauptaktivitäten dazu)
  • was man dazu benötigt (Ressourcen, Zeit, Budget)
  • Annahmen, Abhängigkeiten, Restriktionen, und was passieren könnte (Risiken)

Eine Arbeitspaketbeschreibung gibt nicht viel Arbeit und trotzdem sollten sich der Arbeitspaket-Verantwortliche und seine Mitarbeiter (wenn er hat) sich die Zeit nehmen, das Arbeitspaket zu planen und die wesentlichen Informationen zusammen zu tragen.

Die Inhalte einer Arbeitspaketbeschreibung

Die folgenden Punkte sollten bei jeder Arbeitspaketbeschreibung vorhanden sein:

  • Projektname: Am besten eine Kurzbezeichnung wie z.B. DILI oder PAKT
  • Arbeitspaket ID: Jedes Arbeitspaket hat eine eindeutige Nummer. Oft wird hier der PSP-Code verwendet. Ich finde dies nicht ideal und verwende einfach eine laufende Nummer. Diese kann auch noch z.B. eine Projektbezeichnung enthalten, wie z.B. DILI-243
  • Erstelldatum
  • Arbeitspaket-Titel: Bezeichnung des Arbeitspaketes in wenigen Worten. Kann auch als Dateinamen dienen.
  • Arbeitspaket-Verantwortlicher: Person, welche für die Umsetzung des Arbeitspaketes verantwortlich ist.
  • Teilprojekt: Zu welchem Teilprojekt gehört das Arbeitspaket
  • Kurzbeschreibung des Arbeitspaketes: Ein paar Sätze damit jeder versteht, was das Arbeitspaket erstellt und was der Kontext dazu ist.
  • Detaillierte Beschreibung des Arbeitspaketes: Was genau wird geliefert (Lieferobjekte) und was sind die spezifischen und messbaren Anforderungen, die das Lieferobjekt erfüllen muss.
  • Umsetzung des Arbeitspaketes (Aufgaben): Wie wird das Lieferergebnis erstellt. Hier kann eine Aufzählung von Tätigkeiten (Vorgängen) mit Aufwänden und Verantwortlichkeiten definiert werden.
  • Abhängigkeiten von anderen Arbeitspaketen: Ist das Arbeitspaket abhängig von Zulieferungen oder Resultaten von anderen Arbeitspaketen?
  • Risiken: Was für Risiken bestehen bei der Umsetzung des Arbeitspaketes?
  • Benötigte Ressourcen: Was für Personen, aus welchen Bereichen, mit welchem Aufwand sind notwendig das Arbeitspaket umzusetzen. Was für Material mit welchen Kosten ist notwendig?
  • Geschätzte Gesamtkosten
  • Abnahme des Arbeitspaketes: Wie wird das Arbeitspaket abgenommen und was sind die Abnahmekriterien?
  • Referenzierende Dokumente: Wo sind weitere Informationen verfügbar?

Den gewünschten Termin würde ich nicht auf die Arbeitspaketbeschreibung tun. Dieser ist aus der Projektplanung zu entnehmen und ändert sich vermutlich mehrmals.

Hier finden Sie eine Word-Vorlage für eine Arbeitspaketbeschreibung

Die Arbeitspaketbeschreibung bei agilen Projekten

Agile Projekte haben den Anspruch unbürokratisch und effizient zu sein. Aber auch hier gibt es (kleine) Arbeitspakete – die User Stories heißen. Zu jeder User Story gehört eine Beschreibung, was umgesetzt werden soll und was der Nutzen für den Kunden sein soll. Traditionell wird diese auf Pinwand-Karten geschrieben, aber es wird dafür auch (oft zusätzlich) Software verwendet.

User Stories (Anwendererzählung) sind eine aus der Sicht des Anwenders in Alltagssprache formulierte Software-Anforderungen. Eine User Story ist bewusst kurzgehalten und umfasst in der Regel nicht mehr als zwei Sätze.

Auf der Vorderseite der Karte steht z.B.:

  • Die Story-ID
  • Story-Titel
  • Die Story-Beschreibung (Die Anforderung)
  • die Priorität
  • die Größe der Story (in Story Points)
  • Name des Entwicklers der die Story umsetzt

Auf der Rückseite einer solchen Karte stehen dann z.B.

  • Die Akzeptanzkriterien (eine User Story muss überprüfbar sein)
  • Abhängigkeiten zu andere Stories
  • Risikolevel der Story
  • Notizen und Punkte die bei der Umsetzung der Story zu beachten sind

Hier erfahren Sie mehr zu User Stories in agilen Projekten

Wohin mit Arbeitspaketbeschreibung?

Eine Arbeitspaketbeschreibung wird am besten in Microsoft-Word oder einem anderen ähnlichen Program erfasst, kann aber auch direkt in einer Projektmanagement-Software erfasst werden, wenn sich eine solche dafür eignet. Dies wäre aus meiner Sicht noch die bessere Lösung.

Ich bevorzuge ein Microsoft-Word Dokument, dass ich dann in einer Dokumentenbibliothek in SharePoint speichere. Hier kann ich dann noch zusätzlichen Metadaten, wie Fortschrittsgrad, Release, usw. ergänzen.

Die Arbeitspaketbeschreibung in Microsoft-Project hinterlegen

Microsoft Project bietet drei verschiedene Möglichkeiten, detaillierte Arbeitspaketbeschreibungen zu hinterlegen:

  1. In den „Informationen zum Vorgang“ können Sie beim Reiter „Notizen“ die Arbeitspaketbeschreibung direkt mit dem (einfachen) Text-Editor erfassen.
  2. In den „Informationen zum Vorgang“ können Sie Sie beim Reiter „Notizen“ ein „Objekt einfügen“. Hier „aus Datei erstellen“ wählen und ein Häkchen machen bei „Verknüpfung“ und „als Symbol anzeigen“. So verknüpfen Sie ein bereits bestehendes Word-Dokument mit der Arbeitspaketbeschreibung.
  3. Die Arbeitspaketbeschreibung als Hyperlink einfügen. Dazu definieren Sie in der Gantt-Ansicht eine neue Spalte mit dem Spaltentitel „Hyperlink“. Dann fügen Sie beim betreffenden Arbeitspaket in der Spalte Hyperlink den Link zum Dokument mit der Arbeitspaketbeschreibung ein, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das leere Feld klicken und den untersten Menüeintrag „Hyperlink“ wählen.

Der Nutzen der Arbeitspaketbeschreibung

Der Nutzen einer ausführlichen Arbeitspaketbeschreibung wird oft unterschätzt und der etwas größere Aufwand dafür als Überadministration abgetan. Hier sind die wichtigsten Nutzenelemente einer Arbeitspaketbeschreibung:

  • Die Arbeitspaketbeschreibung führt den Planungsprozess auf der untersten Ebene systematisch fort.
  • Der Arbeitspaketverantwortliche und sein Team machen sich intensiv Gedanken, wie das Resultat erreicht wird – und dies wird schriftlich festgehalten.
  • Die Arbeitspaketbeschreibung ist die zentrale Informationsquelle, wenn das Arbeitspaket umgesetzt wird.
  • Die Arbeitspaketbeschreibung ist ein wichtiges Element des Projektcontrollings und des Qualitätsmanagements.

Wenn Sie für Ihr Projekt noch keine Arbeitspaketbeschreibungen machen, dann hoffe ich, ich konnte Sie motivieren solche in Zukunft zu machen. Der geringe Mehraufwand lohnt sich wirklich.

Die Arbeitspaketbeschreibung ist auch hilfreich bei der Projektüberwachung und beim Qualitätsmanagement.

Hier gibt es noch mehr Wissen

Dies war eine Übersicht, über den Planungsprozess, über Arbeitspakete und speziell über die Arbeitspaketbeschreibung. Was haben Sie für Erfahrung diesbezüglich gemacht?  Stimmen Sie mit meinen Aussagen überein oder haben Sie eine andere Ansicht oder Ergänzungen? Teilen Sie Ihre Erfahrung den Lesern unten im Kommentarfeld mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!

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