Wie Sie als Projektleiter noch erfolgreicher kommunizieren

Projektkommunikation - Wie Sie als Projektleiter noch erfolgreich kommunizierenProjektkommunikation scheint keinen hohen Stellenwert im Projektmanagement zu haben, dabei kommunizieren wir täglich x-mal. Kommunikation ist nicht nur in unserem täglichen Leben unerlässlich, sondern auch in Projekten das Mittel oder vielleicht besser der „Treibstoff” oder das „Schmieröl”, welches das Projekt vorantreibt, Mitarbeiter und Stakeholder integriert und Risiken senkt. Warum Kommunikation in Projekten und speziell für Sie als Projektleiter so wichtig ist und auf was Sie dabei achten müssen, lesen Sie in diesem Artikel.

Kommunikation ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters

Projektstatusberichte, Small-Talk in der Kaffeeecke, Diskussionen im Statusmeeting und Präsentationen vor Entscheidern: Kommunikation in alle Himmelsrichtungen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters – obwohl dies vielen wahrscheinlich nicht bewusst ist. Wenn ein Projektleiter meint er könne sein Projekt per E-Mail von seinem Bürotisch aus führen, überwachen und steuern dann liegt er ganz sicher falsch.

Kommunikation ist der Austausch von Informationen, und zwar bewusst oder unbewusst, dies in Form von Ideen, Informationen, Reporten, Instruktionen oder auch in Form von Emotionen und Gesten.

Ich unterscheide Kommunikation in Projekten in:

  • Informelle Kommunikation: Spontaner und ungeplanter Austausch, wie zum Beispiel am Kopiergerät oder im Aufzug.
  • Formelle Kommunikation: Durch organisatorische Vorgaben und Regeln in Form oder Inhalt definiert oder durch bestehende Rahmenbedingungen geregelt.
  • Unbewusste Kommunikation: Unsere Kommunikation oder unser Verhalten, welches wir selber nicht wahrnehmen nehmen, aber auf Andere wirkt.

Alle drei Arten der Kommunikation sind wichtig und tragen wesentlich zum Projekterfolg bei. Die unbewusste Kommunikation haben Sie vielleicht nicht erwartet. Über diese wird viel zu wenig gesprochen und geschrieben, hat aber aus meiner Sicht einen wesentlichen Einfluss, wie Ihre Projektmitarbeiter und Stakeholder Sie als Projektleiter wahrnehmen und Sie z.B. unterstützen.

Kommunikation ist nicht nur Informationsaustausch und Mittel zum Zweck, wie viele oft meinen, sondern macht Ihr Projekt viel effizienter, sicherer und bringt Leben in Ihr Projekt. Stellen Sie sich ein Projekt vor, indem nicht kommuniziert wird, weder schriftlich noch mündlich – sie könnten das Projekt gar nicht durchführen.

Kommunikation im PMBOK®

Auch für das PMBOK® ist die Projektkommunikation wichtig und widmet dieser eine eigene Knowledge Area (Project Communications Management). Das PMBOK® beschreibt dieses Kapitel, wie üblich, sehr trocken, formalistisch und prozessorientiert. Das Kapitel umfasst folgende Abschnitte:

Plan Communications Management: Entwickeln Sie einen Plan für die Projektkommunikations-Aktivitäten, basierend auf den Informationsbedürfnissen jeder Stakeholdergruppe, verfügbaren Organisationsmitteln und Bedürfnissen des Projektes.

Manage Communications: Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation zeitgerecht und im passenden Umfang erstellt, verbreitet, gespeichert, überwacht und bei Projektende archiviert wird.

Monitor Communications: Stellen Sie sicher, dass die Informationsbedürfnisse des Projektes und der Stakeholder befriedigt werden.

Ich könnte Ihnen jetzt das Kapitel Project Communications Management des PMBOK® hier genauer erläutern. Dies ist jedoch nicht meine Absicht, denn dies können Sie dort selber nachlesen. Ich möchte Ihnen hier jedoch ein paar Punkte weitergeben, die man als Projektleiter in der Kommunikation mehr beachten sollte – und diese stehen nicht im PMBOK®.

Der Projektleiter als zentrale Person in der Projektkommunikation

Je grösser das Projekt, desto mehr nehmen Führungsaufgaben und Kommunikation für den Projektleiter zu. Sobald ein Projektleiter eine Führungsebene mit Teilprojektleitern „unter sich“ hat, desto weniger muss er sich mit Detailaufgaben beschäftigen. Seine Hauptaufgaben sind dann mehrheitlich Kommunikationsaufgaben mit Stakeholdern. Diese nicht nur außerhalb des Projektes, sondern dazu gehört natürlich auch das Projektteam. Detailorientierte und introvertierte Projektleiter werden hier eine größere Herausforderung haben, denn hier ist für eine erfolgreiche Kommunikation selbstbewusstes Auftreten, Kontaktfreudigkeit und gezielte Wort- und Tonwahl wichtig. Dies kann man jedoch in einem gewissen Maß lernen und ist nicht angeboren.

Die wichtigsten Kommunikationspartner des Projektleiters sind das Projektteam gegen Innen und der Projektauftraggeber gegen außen. Danach kommen natürlich die weiteren Stakeholder wie die Lenkungsausschuss-Mitglieder, das Senior Management, Linienvorgesetzte von Projektmitarbeitern usw. Bei externen Projekten ist natürlich der Kunde mit seinen Stakeholdern zentraler Kommunikationspartner.

Als Projektleiter muss man aufpassen was man kommuniziert und was nicht, und wie man es sagt. Hier ist Wort- und Tonwahl in schriftlicher und mündlicher Kommunikation wichtig. Wie wird das Kommunizierte vom Empfänger interpretiert und was könnte man zwischen den Zeilen lesen? Zuviel Kommunikation ist schlecht aber auch zu wenig. In gewissen Situationen ist besser sich knapp zu halten. Es gibt aber auch Situationen, bei denen man nicht mit Kommunikation sparen darf. Da denke ich zum Beispiel an Krisensituationen.

In folgenden Projektbereichen hat die Kommunikation des Projektleiters einen besonderen Stellenwert:

  • Im Stakeholdermanagement
  • Im Projektmarketing
  • Im Teammanagement
  • Bei der Entscheidungsfindung

Als Projektleiter stehen Sie im Mittelpunkt, sind Hauptkommunikator und Vorbild.

Kommunikation im Stakeholdermanagement

Stakeholdermanagement besteht zum größten Teil aus Kommunikation. Diese hat zum Ziel:

  • Stakeholder zu informieren
  • Stakeholder zu beeinflussen, ins Boot holen
  • Für das Projekt zu werben

Natürlich gehört hier auch dazu den Stakeholdern genau zuzuhören, denn auch Zuhören ist ein wichtiger Teil der Kommunikation. Dazu gehört auch Widerstände, Bedenken und potentielle Probleme wahrzunehmen und diese zu behandeln, Fragen stellen, Feedback und fremde Ansichten und Meinung einholen.

Die Wichtigkeit des Stakeholdermanagements wird stark unterschätzt. In meinem Artikel „Stakeholder – eines Ihrer größten Projektrisiken“ zeige ich Ihnen, dass die besten Prozesse und Methoden Ihr Projekt nicht erfolgreich machen. Menschen liefern das Projekt, Menschen machen die Arbeit. Es sind auch Menschen, die Ihr Projekt behindern oder stoppen können, es müssen nicht Projektänderungen, Kostenüberschreitungen oder Fehlannahmen sein. Ihre Stakeholder könnten Ihre größten Risiken sein. In diesem Umfeld sind der stetige Kontakt und Kommunikation mit Stakeholdern unerlässlich.

Zur guten Projekführung gehört auch dort hingehen, wo die Arbeit ausgeführt wird. Fragen stellen, nach Meinungen und Bedanken fragen und gut zuhören. Dies ist eine wichtige Management-Technik und Projektcontrolling-Aktivität, welche ich in diesem Artikel beschrieben habe: Projektüberwachung mit Management by Wandering Around (MBWA)

Zuhören ist ein wichtiger Teil der Kommunikation

Projektmarketing ist Kommunikation

Der Erfolg Ihres Projekts hängt nicht nur davon ab, wie gut Sie als Projektleiter mit Ihrem Team arbeiten, sondern auch wie es die Stakeholder wahrnehmen. Deshalb müssen Sie als Projektleiter Ihr Projekt gut verkaufen, damit es bekannt ist und positiv wahrgenommen wird. Projektmarketing macht jeder Projektleiter, aber oft unbewusst und nicht systematisch. Projektmarketing ist ein wichtiger Teil Ihrer Kommunikationsstrategie und muss geplant werden. Mein Artikel „Mit Projektmarketing wird Ihr Projekt noch erfolgreicher“ zeigt Ihnen, auf was Sie beim Projektmarketing speziell achten müssen.

Kommunikation bedeutet auch zuhören können

Zum Kommunizieren gehört auch Zuhören und die anderen reden, lassen – und diesen nicht ins Wort fallen. Zuhören ist speziell wichtig, um sich Wissen anzueignen. Denn seien Sie sich bewusst: Sie wissen nicht alles! Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach Ihrer Meinung. Hier stelle ich bei vielen Führungspersonen ein sehr großes Defizit fest. Was ist deine Meinung zu diesem Sachverhalt, Problem, Risiko, oder Budgetschätzung? Was würdest du in dieser Situation machen? Projektmitarbeiter, die nach Ihrer Meinung gefragt werden, fühlen sich wertgeschätzt. Hören Sie den Stakeholdern zu, was ihre Meinung ist, was für Bedenken sie haben oder was sie anderes machen würden? Ich bin sicher, Sie werden als Projektleiter davon profitieren, speziell, wenn es darum geht Entscheidungen zu treffen. Ray Dalio beschreibt dies ausgezeichnet in seinem Buch „Principles – Life and Work“ in Kapitel 3.2 Practice radical open-mindedness:

  • Sincerely believe that you might not know the best possible path and recognize that your ability to deal well with “not knowing” is more important than whatever it is you do know.
  • Recognize that decision making is a two-step process: First take in all the relevant information, then decide.
  • Realize that you can’t put out without taking in.
  • Recognize that to gain the perspective that comes from seeing things through another’s eyes, you must suspend judgment for a time—only by empathizing can you properly evaluate another point of view.

Recognize that decision making is a two-step process: First take in all the relevant information, then decide.

Wie Sie als Projektleiter auf Andere wirken

Dieses Kapitel wird nun einiges persönlicher und viele von Ihnen haben sich über Folgendes vielleicht bis jetzt noch nicht viele Gedanken gemacht. Als Projektleiter kommunizieren Sie täglich bewusst und unbewusst, verbal und non-verbal. Haben Sie sich auch schon gefragt, wie Ihre Kommunikation und Ihr Verhalten von Anderen wahrgenommen wird, wie Sie auf Andere wirken?

Wie Ihre Kommunikation von Anderen wahrgenommen wird hat einen wesentlichen Einfluss darauf, wie die Stakeholder und das Projektteam auf Ihre Kommunikation regieren, was diese von Ihnen denken und wie sie Ihnen vertrauen und Sie unterstützen.
Ich habe schon mit verschiedenen Projektleitern zusammengearbeitet. Einer war z.B. blitzgescheit, was er in seiner Kommunikation unbewusst zeigte. Er zeigte auch keine Wertschätzung für Personen außerhalb seines Projektteams und bezeichnete diese oft als unfähig. Er fragte höchst selten nach der Meinung seiner Projektmitarbeiter. Er war erstaunlicherweise trotz dieser „Defizite“ erfolgreich – weil er diese ausgleichen konnte durch ausgezeichnetes Business-Wissen, seine Intelligenz und durch gutes Networking. Er hätte aber noch viel erfolgreicher sein können, hätte er anders kommuniziert. Das negative Image blieb ihm aber trotzdem haften. Eines der besten Bücher zu diesem Thema schrieb Marshall Goldsmith “What Got You Here Won’t Get You There: How Successful People Become Even More Successful

Ein Projektleiter, der alles besser weiß und höchst selten nach der Meinung seiner Mitarbeiter fragt, produziert Widerstände und Ablehnung, mindert das Vertrauen und erzeugt eine schlechte Reputation. Was z.B. der oben beschriebene Projektleiter an übermäßigem Selbstvertrauen hatte, das haben andere Projektleiter oft zu wenig und dies merkt man an Ihrer bewussten und unbewussten Kommunikation. Sie wirken unsicher, vertreten ihre Position zu wenig, und geben schnell nach.

Was denken Sie über einen Projektleiter, der schlecht über andere Personen spricht?

Holen Sie Feedback zu Ihrer Kommunikation und Ihrem Verhalten

Ein „reifer“ Projektleiter holt sich Feedback von seinem Team oder von vertrauten Personen. Es ist natürlich nicht so einfach ehrliches Feedback zu erhalten, besonders wenn es vielleicht um unangenehme, negative Punkte geht. Hier kann z.B. auch anonymes Feedback durch ein 360 Grad Feedback Review helfen. Nur so erfährt ein Projektleiter, was Andere an ihm stört, was in seinem Verhalten oder seiner Kommunikation schief läuft und was Andere über ihn denken. Er kann dies dann mit seinem Selbstbild vergleichen. Solches Feedback ist nicht immer angenehm, aber äußerst wertvoll, wenn man es annimmt und dann an sich arbeitet.
Eine weitere Möglichkeit ist, auch sich durch einen Management-Coach eine gewisse Zeit begleiten zu lassen und so direktes Feedback erhalten.

Selbstsicherheit in der Kommunikation basiert auch auf solidem Wissen, auf Feedback aber auch auf Training. Einerseits können Sie täglich in Ihrem Umfeld trainieren andererseits bieten z.B. die Toastmasters ein gutes Trainingsumfeld, um mehr Sicherheit zu gewinnen.

Zusammenfassung

Dieser Artikel ist natürlich nicht vollständig, sonst wäre er noch viel länger geworden! Kommunikation in Projekten ist essentiell, speziell beim Projektleiter, denn seine Haupttätigkeit im Projekt ist kommunizieren. Hier noch ein paar kurze Tipps, die ich Ihnen auf den Weg geben will und was ich am meisten bei Führungspersonen vermisse.

  • Hören Sie mehr zu und reden Sie weniger
  • Gehen Sie dort hin wo gearbeitet wird und kommunizieren Sie mehr mit Ihren Projektmitarbeitern (Management by Wandering Around)
  • Fragen Sie ihre Mitarbeiter und Stakeholder nach Ihrer Meinung zu Problemen, Risiken, möglichen Lösungen etc.
  • Holen Sie sich Feedback zu Ihrer Kommunikation und Ihrem Verhalten
  • Trainieren Sie ihre Kommunikation und Führungsfähigkeiten

Empfohlene Literatur:

Was haben Sie für Erfahrungen mit Projektkommunikation gemacht? Stimmen Sie mit meinen Aussagen überein oder haben Sie eine andere Ansicht? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit einem Kommentar den Lesern mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!

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