Projektüberwachung ist mehr als nur Kontrolle

Kontrolle und Kontrollieren haben unberechtigt ein negatives Image. Am Zoll, am Flughafen oder bei Arbeitsresultaten, wer wird schon gerne kontrolliert? Dies trifft auch bei Projekten zu, wo das Projektcontrolling zum Einsatz kommt.

Wenn man von Projektcontrolling spricht denken viele es gehe hier auch nur um Kontrolle oder Kontrollieren. Dies ist jedoch, wie Sie sicher wissen, nur eine Aktivität des Projektcontrollings. Bei Projekten verwende ich lieber den Begriff „Überwachung“, der aus meiner Sicht den umfassenderen Fokus hat. Die folgenden Ausführungen stammen mehrheitlich vom Management in der Linienorganisation. Als Projektleiter werden Sie beim Thema Projektüberwachung jedoch mit einer sehr ähnlichen Problemstellung konfrontiert.

Projektüberwachung-Kontrolle

Was haben Controller und Lenin gemeinsam

Kürzlich ist mir ein schon etwas älterer Artikel aus dem Zücher Tagesanzeiger zu Auge gekommen, mit dem Titel „Was haben Controller und Lenin gemeinsam?“
Böse Zungen werden sagen: «Beide sind Despoten!» Die Lösung ist profaner. Der Leitsatz «Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser» wird gemeinhin dem russischen Revolutionär zugeschrieben. Genau so gesagt hat er ihn nie. Sinngemäss hat sich Lenin aber so geäussert. «Nicht aufs Wort glauben, aufs Strengste prüfen – das ist die Losung der marxistischen Arbeiter», schrieb er 1914 im Aufsatz «Über Abenteuertum». Zudem mochte er das russische Sprichwort: «Dowjerai, no prowjerai» (deutsch: «Vertraue, aber prüfe nach»). Quelle: Zürcher Tagesanzeiger

Empowerment bringt Selbstbestimmung, Selbstverantwortung und Eigenkontrolle in Projekten

Einen Funken Wahrheit haben die Aussagen von Lenin ja immer noch, nur hat sich die Gesellschaft und die Arbeitswelt zum guten Glück zum Besseren gewandelt. Auch bei Projekten nehmen autokratische immer mehr ab und autonome, selbstbestimmende Projektteams (z.B. bei Scrum) mit viel mehr Freiheiten und Verantwortung werden immer aktueller. Der Begriff Empowerment wurde 1985 geprägt, war aber nicht wirklich ein großes Thema in der Managementliteratur, wie z.B. SixSigma oder Lean Management. Die Arbeitswelt ändert sich nicht schlagartig und so ging es auch mit dem Empowerment. Heute, nach 27 Jahren sehe ich doch einige Ansätze von „Selbstverantwortung und Selbstbestimmung“ in den Unternehmen. Bei Projekten hat sich in dieser Beziehung jedoch nur wenig getan – außer bei agilen Projekten (Scrum), wo es ja keine Projektleiter mehr gibt und das Team sich selber führt und organisiert und auch gemeinsam entscheidet.

Vertrauen durch Kontrolle?

Bleiben wir trotzdem mal beim „Kontrollieren“. Da kommt Ihnen sicher auch die Redensart in den Sinn: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“. Diese sollte meiner Meinung nach besser geändert werden in: „Kontrolle schafft Vertrauen“. Das ist der richtige Ansatz! Merken Angestellte, dass ihnen der Chef vertraut, nehmen Sie zum Beispiel die Überprüfung der Resultate gar nicht als Kontrollen wahr. Kontrolle fördert und bestätigt Vertrauen, weil sie Unsicherheit und Angst wegnimmt. Vertrauen ohne Kontrolle hingegen ist blindes Vertrauen.

Kontrolle in angemessener Form ist ein einfaches und wirksames Mittel, mit dem Vorgesetzte (und Projektleiter) die Leistungen Ihrer Mitarbeiter gut wahrnehmen können. Kontrolle darf aber nicht der Fehlersuche und dem anschließenden Strafen dienen. Sie sollte als Dialog zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter ausgeführt werden.

Ich muss hier betonen, es geht grundsätzlich nicht um die Kontrolle der Projektmitarbeiter, sondern darum zu schauen, ob die geplanten Resultate Fortschritte machen und wo eventuell der Projektmitarbeiter Probleme hat oder Hilfe braucht. Müsste man die Mitarbeiter tatsächlich kontrollieren, wäre das schon der erste Vertrauensbruch.

Eine ziemlich gesicherte Erfahrung ist, dass nicht die Mitarbeiter die Kontrolle scheuen, sondern die Vorgesetzten und Projektleiter Hemmungen haben, weil sie oft fachlich und führungsmäßig damit überfordert sind und sie diese Aktivität als lästig empfinden. Sie stehlen sich damit aus der Verantwortung und verpassen die Chance zum kreativen Dialog.

Zielvereinbarung, Interesse zeigen, Stichprobenkontrolle

Ein Teil der Führungsarbeit jedes Vorgesetzten ist es, mit dem Mitarbeiter konkrete Ziele für seine Arbeit zu vereinbaren. Der Mitarbeiter ist dann so auszubilden und seine Entwicklung so zu fördern, dass er in der Lage ist seine Aufgabe gut zu erfüllen. Danach gilt es zu überprüfen, ob der Mitarbeiter seine Aufgaben entsprechend ausführt und ob er seiner Verantwortung gerecht wird. Im Fokus liegen dabei die erstellten Resultate.

Die sinnvollste Kontrollmethode ist dann meistens die Stichprobenkontrolle, z.B. nach dem „Management by Wanderung Around“ Konzept. Die Stichprobenkontrolle ist einfach und zeitsparend und zudem viel wirkungsvoller und billiger als permanente Kontrollsysteme und Routineprüfungen. Der Intervall dieser Stichprobenkontrolle hängt natürlich ganz von der Art der Arbeit und der Selbständigkeit des Mitarbeiters ab.

Kontrolle ohne eine Basis des Vertrauens ist sinnlos

Jegliche Kontrolle ohne eine Basis des Vertrauens ist jedoch sinnlos. Mit voller Verantwortung, wohlüberlegt und mit aller Konsequenz muss der Mitarbeiter für eine bestimmte Position ausgewählt und dann dort mit den dazugehörigen Kompetenzen eingesetzt werden. Keine Zweifel sollten bestehen, ob er die Position ausfüllen kann. Denn der Mitarbeiter wird in der Regel nur dann gute Leistungen erbringen, wenn er spürt und weiß, dass er das Vertrauen seiner Vorgesetzten genießt. Kontrolle bedeutet dann aber auch festzustellen, wie gut der Mitarbeiter ist, wo er noch Unterstützung braucht, und nicht primär welche Fehler er macht. Diese Kontrolle fördert die Zusammenarbeit, da sie dem Mitarbeiter zeigt was der Vorgesetze als wichtig ansieht.

Als Projektleiter haben Sie einige Instrumente des Projektcontrollings für die Projektüberwachung zur Verfügung. Überwachen Sie den Fortschritt und die Qualität von Projektresultaten, Kosten und Termine, aber nicht Ihre Projektmitarbeiter. Umfassende Informationen über Projektcontrolling finden Sie in meinem Buch: Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern.Projektcontrolling-Projektmanagement für Profis

Was haben Sie für Erfahrungen mit der Projektüberwachung gemacht? Schreiben Sie einen Kommentar und teilen Sie diese den Lesern mit.

 

 

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